Terceirizando a folha de pagamento

Mais tempo para o RH cuidar das pessoas

Dentre as inúmeras atribuições do Departamento de Recursos Humanos está o cuidado com a Folha de Pagamento. E convenhamos, é um serviço e tanto. Ao realizar este serviço é preciso realizar cadastros de funcionários, elaborar contrato de trabalho, calcular valores e descontos de eventuais faltas e atrasos, pagamento de horas extras, bonificações, comissões e ajuda de custo para empregados, dentre outros. Fora isso é preciso ainda controlar as horas de trabalho, faltas e remuneração sobre horas extras. Neste último caso o mais indicado é contar com o serviço de uma empresa de sistema de relógio de ponto. Eles possuem tecnologia adequada para controlar isso de maneira segura e ágil

E já que falamos de terceirização, será que não é mais vantajoso também avaliar a possibilidade da folha de pagamento ser cuidada por uma contabilidade? Assim o departamento de RH ficaria dedicado a cuidar de pessoas e deixar o peso da burocracia para profissionais treinados e especialistas no assunto. Além desse aspecto é importante ressaltar que empresas contábeis também estão inteiradas sobre todas as Leis e regras que compõem a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), incluindo normas de convenção coletiva que se aplicam a cada segmento ou atividade das empresas e legislação vigente.

Escritórios de contabilidade também estão preparados para gerir a obrigatoriedade e forma de controle dos apontamentos de horas seja por um relógio de ponto ou outro mecanismo de controle. De acordo com a legislação de controle de ponto, a gestão de ponto é obrigatória para empresas que têm mais de dez colaboradores. Esse registro deve ser feito por meio de ponto manual, mecânico ou eletrônico, de acordo com o Parágrafo 2º, do Art. 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho. Contudo, nada impede que empresas com menos colaboradores também controlem as jornadas de trabalho.

Gerindo a Folha de Pagamento

A gestão de folha de pagamento é uma prestação de serviços que os escritórios de contabilidade oferecem às empresas. Esses profissionais estão preparados para administrar, controlar e calcular as remunerações que as empresas devem efetuar para seus colaboradores.

Quando se fala também da gestão de folha de pagamento, podemos encontrar a execução de atividades pertinentes ao departamento de recursos humanos, porém empresas de pequeno e médio porte, muitas vezes não tem estrutura ou pessoas suficientes para realizarem essas atividades do RH e por isso optam na terceirização desses serviços.

A RKITA Contabilidade realiza da gestão de folha de pagamento a controles de horas de trabalho e gestão de benefícios aos colaboradores de seus clientes como vale transporte, vale refeição, vale alimentação, seguro saúde empresarial, odontológico e entre outros que for conveniente ao seu cliente.

Sistemas de Folha de Pagamento

Dentre os sistemas de folha de pagamento, as empresas devem ficar atentas quanto ao assunto do relógio de ponto que já falamos e também dos controles de registro dos seus funcionários. Em geral, se a gestão da folha de pagamento é terceirizada com um escritório de contabilidade o uso de sistemas de folha de pagamento estão vinculados na contabilidade.

Agora se a administração da folha de pagamento é interna, ou seja, na própria empresa será necessário o uso de um sistema de folha de pagamento integrado com os registros de pontos, cadastros de funcionários e cálculo do pagamento de funcionários.

Dentro desse assunto, também devemos lembrar do Esocial, que é um programa do Governo que unificou informações do Ministério do Trabalho, INSS, FGTS e empresas para centralizar um único controle e registro de informações e os sistemas de folha de pagamento já estão parametrizados para gerarem as informações da folha de pagamento e enviar esses dados de forma integrada e unificada.

Formas de contratação do trabalhador

Além da contratação via folha de pagamento que já foi abordado acima, existem outras formas vigentes de contratação que a empresa pode avaliar, entre elas estão:

• Empregado Doméstico: é considerado empregado doméstico o trabalhador que presta serviços de natureza contínua (sem intermitência, não eventual) e com finalidade não lucrativa, no âmbito da residência de uma pessoa ou família.
• Autônomo: é todo aquele que exerce sua atividade profissional sem vínculo empregatício, por conta própria e com assunção de seus próprios riscos. A prestação de serviços é de forma eventual e não habitual.
• Terceirização de Mão de Obra: é um processo pelo qual uma empresa contrata outra para prestar um determinado serviço, mas deve ser observado a limitação da atividade-fim na contratação dos serviços determinados e específicos pela contratante junto à empresa prestadora conforme a Lei 13.429/17.

Agora que vimos o que abrange a gestão da folha de pagamento, não precisamos falar do quanto esse assunto é importante e deve ser muito bem executado e administrado na folha de pagamento das empresas, pois envolve o pagamento dos funcionários, vamos listar algumas dicas de uma boa gestão da folha de pagamento:

• I. Ter os cadastros dos funcionários como nome atualizado, conforme certidão de casamento e Receita Federal e também endereço de residência;
• II. Os controles dos apontamentos do relógio de ponto estarem integrados ao sistema de folha de pagamento para evitar erros de digitação ou interpretação equivocada;
• III. Verificar se os eventos e informações estão devidamente cadastrados no sistema Esocial, inclusive com empresa prestadora de serviço de medicina do trabalho em casos de afastamento ou admissão/ demissão;
• IV. Atualização constante da legislação trabalhista, convenção coletiva e normas de trabalho que estão diretamente relacionados a elaboração da folha de pagamento;
• V. Boa orientação e suporte pela contabilidade para evitar riscos e passivos trabalhistas;

Sobre o autor

Rogério Kita

Rogerio Kita é Sócio na RKITA Contadores Associados há mais de 3 Anos e escreve conteúdos para auxiliar os visitantes do blog em suas dúvidas e questionamentos sobre Contabilidade e Consultoria Empresarial.

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