Documentação: saiba o que é necessário manter atualizado

Já falamos por aqui como abrir uma empresa, explicamos a importância de uma contabilidade fiscal para seu negócio e hoje vamos alertar sobre a necessidade de manter sempre a documentação em dia.

Seguindo este roteiro que indicamos abaixo, processos de cadastro de fornecedores, ações bancárias ou licitatórias serão realizadas com muito mais agilidade.

• Contrato social e alterações contratuais com registro na JUCESP ou cartório;
• CNPJ;
• Inscrição Municipal;
• Inscrição Estadual (para empresas comerciais/ industriais);
• Alvarás de Funcionamento junto a Prefeitura;
• AVCB (Corpo Bombeiro exigido em algumas atividades empresariais);
• ANVISA (Vigilância Sanitária exigido em algumas atividades empresariais);
• CADAN (Cadastro Anúncios para fachadas e placas luminosas);

Além  da lista acima, alguns procedimentos que são realizados perante órgãos públicos e contabilidade necessitam de:

• Certificado Digital - E-CNPJ

Hoje vários procedimentos juntos a órgãos públicos são realizados por meio desse certificado digital. Isso quer dizer que para realizar pesquisa de débitos, parcelamentos, além de emissão de notas, consulta de pagamentos realizados esse arquivo é essencial para a entrega de obrigações acessórias do contribuinte perante o fisco.

Documentos físicos que precisam ser armazenados

Arquivos fiscais e financeiros como boletos pagos, contas e comprovantes de pagamentos, DARF, DARE ICMS, ISS, extratos bancários e de investimentos devem ser mantidos e arquivados por cinco anos.

Arquivos de folha de pagamento, holeriths, GPS, FGTS, SEFIP, contratos de trabalho CLT, controle de férias,  TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho) devem ser arquivadas por um período de 25 anos, pois podem ser solicitados em casos de aposentadoria ou processos trabalhistas.

Certidão Negativa de débito

Atualmente a emissão de certidões negativas são todas online e gratuitas. Elas podem ser acessadas para verificação de pendências ou débitos fiscais do contribuinte perante esfera municipal, estadual e federal. Um bom sinal que a documentação das empresas estão em ordem, é que as CND´s estão sendo emitidas, ou seja, se a certidão for emitida, será atestado que não há nenhuma restrição no CNPJ.

Gostou desse assunto? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco. Ficaremos felizes em poder ajudar!

Sobre o autor

Rogério Kita

Rogerio Kita é Sócio na RKITA Contadores Associados há mais de 3 Anos e escreve conteúdos para auxiliar os visitantes do blog em suas dúvidas e questionamentos sobre Contabilidade e Consultoria Empresarial.

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